Bilo da e-mail koristite u svakodnevnoj poslovnoj ili privatnoj komunikaciji sigurno Vam je poznata izjava “Još mi nije stigao tvoj e-mail” ili “Tvoj e-mail mi je završio u spamu”.

Zbog naravi e-mail sustava današnjice koji šalje preko 333 milijardi e-mail poruka dnevno to se događa na dnevnoj bazi za tisuće mailova i naprosto je dio statistike. Navedeno se svima dogodi prije ili kasnije, nekome češće, nekome rijetko, ali uz ove savjete možete povećati izglede da vaš e-mail sigurno stigne primatelju.

U nastavku ovog članka proći ćemo kroz savjete za tri tipa poruka ( svakodnevne e-mail poruke, bulk i newsletter poruke, poruke poslane putem skripti) te navesti situacije i razloge zašto ti mailovi završe u spamu i što izbjegavati prilikom sastavljanja e-mail poruke.

SVAKODNEVNE E-MAIL PORUKE
Na putu od Vašeg računala do računala primatelja, e-mail poruka se “razlomi” u niz malih paketa informacija koji se na serveru primatelja spoje ponovno u jednu cjelinu. U procesu tog putovanja, uz Vašu e-mail poruku povežu se određene informacije poput naziva domene i e-mail adrese s koje je poruka poslana.

Server primatelja provjeri sve navedene informacije i prema svojim spam filter pravilima dodijeli e-mail poruci spam ocjenu. Ako je ocjena niža od 5, Vaš e-mail neće biti označen kao spam kod primatelja, međutim ako je ocjena 5 ili više vjerojatno će poruka biti označena kao “SPAM” pored naslova poruke, možda i automatski filtrirana u spam mapu primatelja. Takve poruke zovemo “low spam”. Postoji i “high spam”, a to su spam poruke koje se automatski brišu prije nego uopće dotaknu inbox mapu primatelja. Hoće li neka poruka biti označena kao “high spam” ovisi o tome koliko je strogo podešen spam filter na serveru primatelja. Sa spam ocjenom većom od 15 ili 20 mail će vjerojatno biti obrisan kao “high spam” kod većine primatelja.

Što e-mail poruci daje visoku spam ocjenu?

Pri slanju poruke može se dogoditi da e-mail završi u spamu ako poruka:
– nema naslova ili tekst u e-mailu pogotovo ako se šalje privitak – za većinu mail servera to je okidač za spam ocjenu

– ima privitak s jako dugačkim nazivom, s puno točki i razmaka i naziv sadrži specijalne znakove ( pa i naši znakovi č,ć, đ, š,ž znaju biti problematični)- za većinu mail servera to je okidač za spam ocjenu jer se u takvim privicima inače šalju virusi

– sadrži lokalnu IP adresu koja je na nekoliko blacklisti – moguće je da je netko s te IP adrese ranije slao spam (namjerno ili nehotice) ili da je cijeli IP range na spam listi iz istog razloga
– šaljete e-mail na puno primatelja u cc-u odjednom- tzv. bulk mail često dobiva višu spam ocjenu
– šaljete e-mail s naslovom koji više puta ponavlja RE: ili FWD: u naslovu :
– Filtri neželjene pošte smatraju e-poštu s predmetom kao što je “Re: [Vaš predmet]” ili
ili “Fwd: [Vaš predmet]” kao neželjenu poštu kada se e-poruka prvi put šalje na račun.
– Takvi naslovi smatraju se varljivima za primatelja i čest su okidač za višu spam ocjenu ili neželjenu poštu.

-primatelj je ranije Vaš e-mail označio (namjerno ili greškom) kao spam poruku- time ste na primateljevoj blacklisti
sadrži veliku sliku s malo teksta
– sadrži spam izraze a to su riječi koji se inače šalju u raznim napasnim marketinškim spam mailovima. Primjer: KUPI ODMAH !!! Nazovi sada! Osvoji besplatan/nu ___________ ! Uštedi!
– ima e-mail primatelja koji više ne postoji- ovo je okidač jer spammeri često šalju masovne poruke na tisuće adresa od kojih nezanemariv postotak nije aktivan pa je i to jedan od okidača za spam
– sadrži loše napisan HTML – HTML kod mora biti “čisto” napisan, treba paziti na omjer slike i teksta u poruci, ne koristiti neobične fontove, maksimalna širina 600-800 pixela

Kako je uvijek bolje spriječiti nego liječiti preporučujemo koristiti mail uslugu pouzdanog hosting providera i:
1. Ne šaljite poruke bez naslova ili s vrlo dugačkim naslovom
2. Ne šaljite prazne poruke ( samo s privitkom )i pripazite na naziv privitka koji šaljete uz e-mail
3. Zaštitite sve kontakt forme i forme za registraciju na Vašoj web stranici
4. Postavke za e-mail postavite kako je preporučio Vaš e-mail/hosting provider
5. Koristite ispravne DNS zapise za autentifikaciju maila
6. Zamolite vaše poslovne partnere da dodaju vaš e-mail u adresar ili domenu na whitelistu
7. Ne šaljite mail sa “spamy” domene (nastavci poput .surf , .top , .tt, .gq , .rocks itd. )
8. Izbjegavajte spam “trigger” riječi u tekstu i naslovu e-mail poruke
9. Izbjegavajte slanje bulk mailova
10. Pazite na reputaciju vaše domene i IP adresa s kojih šaljete e-mail

U slučaju da uočite e-mail problem, prijavite detaljno slučaj Vašem hosting provideru. Pošto nitko nije imun na e-mail probleme, naročito je dobra ideja e-mail uslugu hostati kod pouzdanog hosting providera s puno iskustvom s mailovima kao što je Plus hosting. Pouzdani provideri kao Plus Hosting osim klasične shared hosting usluge (koja nudi i e-mail uslugu) za vašu domenu, nudi i VPS ili Dedicated servere za tvrtke s puno e-mail korisnika.

IZVOR: Plus hosting